Het bouwen van een civiele infrastructuur vanaf de basis: Capaciteit voor NGO’s

John is 20 en werkt als conciërge in een sportschool in Boekarest. Hij heeft net het jeugdzorgsysteem verlaten en is nu op zoek naar een woning, geholpen door Ajungem Mari, een non-profitorganisatie die hem de afgelopen zeven jaar bij elke stap heeft ondersteund, met 1:1 mentorschap en hulp bij zijn opleiding. Hij is een van de 2.500 kinderen en tieners die in pleegzorg wonen, van 7 tot 20 jaar, die wekelijks worden ontmoet door zorgvuldig geselecteerde Ajungem Mari-vrijwilligers, voor minstens acht maanden.

De organisatie is snel gegroeid sinds de oprichting in 2014 en is nu actief in Boekarest en meer dan de helft van het land. Een team van 1.400 vrijwilligers moet voortdurend worden getraind en begeleid, en er moeten voortdurend aanzienlijke middelen worden toegewezen.

Digitale tool voor documentverzameling

Net als voor de meeste maatschappelijke organisaties, is het inkomen van Ajungem Mari een mix van subsidies, sponsoring en donaties. De waarschijnlijk meest gebruikte donatietool in Roemenië is een belastingformulier waarmee je 3,5% van je jaarlijkse belasting kunt doneren aan een maatschappelijke organisatie, maar het proces was niet eenvoudig.

Nadat je je formulier had ingevuld, moest je het met de hand ondertekenen en per post naar je lokale belastingkantoor of naar de organisatie van je keuze sturen, maar dat was een extra stap die niet iedereen bereid of in staat was te doen. De organisatie moest op zijn beurt alle formulieren verwerken of andere manieren vinden om mensen te bereiken. Dit betekende dat medewerkers mensen één voor één moesten proberen te overtuigen in winkelcentra of zelfs op straat. Kortom, een ongelooflijke verspilling van tijd en middelen.

In 2018 creëerde Commit Global Act for Good (lokaal uitgerold in Roemenië onder de naam Redirectioneaza), een digitale tool die deze waardevolle middelen bespaart. Mensen kunnen hun formulieren digitaal invullen en direct naar de gekozen organisatie sturen, alles binnen enkele minuten en op een veilige manier, zonder gedoe voor de NGO en 100% gemoedsrust voor de donateurs, die zich geen zorgen hoeven te maken dat hun toezeggingen verloren gaan in het proces.

Iedereen kan het gebruiken; onderhoud en beveiliging worden up-to-date gehouden door Commit Global, alles gratis.

Momenteel staan meer dan 4.000 NGO’s in Roemenië geregistreerd op het platform, en meer dan 50.000 mensen hebben het in 2023 gebruikt. Ajungem Mari, de organisatie die John ondersteunt, is er een van. In 2022 werd 90% van hun formulieren via het platform verzameld. “Als het niet voor deze tool was geweest, zouden we het zelf hebben moeten maken, met grote inspanningen,” zei Vivianda Nicolae, vice-president van Ajungem Mari. “We hadden het eigenlijk al besproken met een IT-team.”

Natuurlijk hebben niet alle landen het 3,5% donatiemechanisme, maar alle NGO’s, waar ook ter wereld, moeten veilig gegevens of donaties verzamelen. Omdat we het onderzoek hebben gedaan en de gebruikerservaring grondig hebben getest, zijn we ervan overtuigd dat al onze digitale oplossingen eenvoudig kunnen worden aangepast aan de operationele behoeften van uw organisatie, ongeacht de grootte en de reikwijdte, en de digitale veiligheidsprocedures van uw land. Begrijpen hoe maatschappelijke organisaties werken en in staat zijn om 1:1 op het probleem te reageren, is wat ons onderscheidt van andere open-source digitale oplossingen die voornamelijk gericht zijn op het technische aspect en/of zijn ontworpen voor zakelijke doeleinden.

We willen niet alleen reageren op een probleem, we willen reageren op een probleem dat veel organisaties over de hele wereld hebben.

Websitebouwtool

Het werk dat op zo’n grote schaal en met een ongekend succespercentage werd uitgevoerd voor Act for Good bewees hoe grote behoefte er is aan digitale tools die specifiek zijn ontworpen voor NGO’s. Het creëren van een compleet ecosysteem voor hun voordeel was de logische volgende stap. Een veelgebruikte digitale oplossing is Website Factory, een platform waarmee ze hun website in ongeveer een week kunnen bouwen, zonder voorafgaande kennis van codering of webdesign. De behoefte is er zeker – we schatten dat ongeveer 70% van de Roemeense NGO’s helemaal geen website heeft of dat hun website slecht ontworpen is en een beveiligingsrisico vormt.

Na een jaar onderzoek is Website Factory ontworpen om te voldoen aan de specifieke behoeften van NGO’s, zoals het verzamelen van donaties of het publiceren van jaarlijkse rapporten. Zoals bij Act for Good, zijn alle beveiligingsinstellingen, updates, responsiviteit en gebruiksvriendelijkheid in onze handen, zelfs nadat de website zelf is gebouwd.

“Je kunt erop rekenen dat ze altijd daar zijn,” zei Doru Toma, de coördinator van Leaders for Justice (LfJ), een gemeenschap van 250 mensen. Zoals bij veel NGO’s had LfJ een basale website die pro bono was gemaakt door een IT-vriend die niet langer beschikbaar was. “Onze handen waren gebonden,” zei Doru.

Hij had eerder websites gebouwd in WordPress, dus hij kon het verschil zien met Website Factory. Geen noodzaak om sjablonen en plugins te installeren, schoon en gemakkelijk te gebruiken in de backend. Al met al duurde het drie weken totdat hun nieuwe website klaar was, en dat omvatte een lange tijd die LfJ besteedde aan het krijgen van gratis hosting, het vinden van oude wachtwoorden en het exporteren van de inhoud van de oude site zodat deze op de nieuwe kon worden geüpload. Het Commit Global-team was heel geduldig en hielp gedurende het proces, zei Doru.

De website zal ons enorm helpen. Het is niet alleen een veelzijdig visitekaartje, het helpt ons ook om zichtbaarder te worden en meer geloofwaardigheid te krijgen bij onze stakeholders.

Tools voor betere democratie

Zelfs als NGO’s het budget hadden om een ontwikkelingsteam in te huren voor digitale transformatie, zou dat niet genoeg zijn, want het is niet alleen een technische taak. Bovendien zou het personeel alleen maar een extra taak krijgen om een digitale aanwezigheid te creëren, en ze zouden nieuwe vaardigheden moeten leren in een korte tijd.

En dat is waar het hele digitale oplossingen-ecosysteem van Commit Global om de hoek komt kijken: van websitebouw tot tools voor vrijwilligers- en financieel beheer, tot een platform dat de academische wereld met NGO’s verbindt, tot een gecentraliseerde database van sociale sector-NGO’s (waarvan beide momenteel in ontwikkeling zijn). En alles komt met een 24-uurs onderhoudsteam.

Ten slotte helpt de verzameling digitale tools niet alleen bij dagelijkse operaties, maar speelt het een rol in de gezondheid van een democratische samenleving: meer zichtbaarheid, meer geloofwaardigheid, meer onderlinge verbondenheid en meer transparantie en verantwoording van de overheid – zoals het geval is met Agora (lokaal VotONG genoemd), een platform waarmee NGO’s hun vertegenwoordigers kunnen kiezen in cruciale openbare instellingen die een maatschappelijk mandaat vragen, zoals de Nationale Raad tegen Discriminatie of de Raad voor Sociale Dialoog (die elk voorstel van de regering of het parlement beoordeelt voordat het wordt gestemd, samen met vakbonds- en werkgeversvertegenwoordigers).

In Roemenië was 2020 het eerste jaar waarin de Roemeense maatschappelijke sector haar vertegenwoordigers op een transparante en zorgvuldige manier kon kiezen, unaniem erkend door zowel de overheid als de NGO’s. Agora is een gratis digitale oplossing die de toegang van elke NGO tot het besluitvormingsproces democratiseert en gemakkelijk kan worden geïmplementeerd waar een dergelijke behoefte bestaat.

Beyond individual tools: the need for an ecosystem

Het succes dat Commit Global heeft behaald met deze digitale tools was indrukwekkend, maar ze moesten snel verder gaan als ze meer wilden bereiken dan een splashes van succes, richting een breed, significante verandering. “Nadat we niet alleen de behoefte, maar ook de effectiviteit van onze digitale interventies hadden bewezen, realiseerden we ons dat we nu op het punt waren gekomen waar we geen andere keuze hadden dan een solide, consistente ecosystemen van oplossingen te bouwen die samenwerken en alle behoeften in het leven van een NGO vervullen”, zegt Olivia Vereha, Product Director van Commit Global. Commit Global heeft nu bijna 20 digitale oplossingen klaar om overal ter wereld te worden ingezet, variërend van digitale assistenten die helpen bij het beheren van voorraden, budgetten, databases of vrijwilligers, tot tools voor fondsenwerving, samenwerking en belangenbehartiging en datagestuurde oplossingen die ten goede komen aan de hele sector.

“Met onze eerdere ervaring hadden we de kans om deze tools vanaf de grond af te ontwerpen, zodat ze onmiddellijk kunnen worden gebruikt door bijna elke organisatie ter wereld. Dit is de schoonheid van schaalbare technologie. We profiteren van één ervaring en delen de rijkdom van die kennis met miljoenen anderen,” vervolgt Vereha. “Deze technologie is ongeëvenaard. Het zal de wereld veranderen.”